Pekanbaru Terapkan Sistem Surat Menyurat Secara Online

Meningkatkan Pelayanan Publik

Rabu 28 Januari 2015, 01:58 WIB

Poto Humas

PEKANBARU, Riaumadani. com - Sebagai wujud upaya peningkatan pelayanan kepada masyarakat, terutama dalam pelayanan surat menyurat di lingkungan Pemerintah Kota [Pemko] Pekanbaru, melalui bagian umum dan administrasi sekretriat daerah pemko, resmi memberlakukan penerapan layanan Elektronik Surat [E-Surat] atau yang lebih lazim disebut elektronik Goverment [eGov] yang ada di bagian Administrasi sejak awal Desember 2014 lalu .

Penegasan ini langsung diutarakan Kepala Bagian Umum dan Administrasi Setdako Pekanbaru, Muhammad Jamil, MAg pada wartawan saat ditemui di Kantor Walikota Jalan Jenderal Sudirman Pekanbaru, Selasa [27/1/2015] .

Ia mengatakan sejak diberlakukan layanan Elektronik Surat (E-Surat) di Pemko Pekanbaru sejak awal Desember 2014 lalu, kini pelayanan surat menyurat dan pelaporan administrasi dibandingkan dengan pelayanan biasa (manual) jauh lebih efektif dari pelayanan sebelumnnya.

Dimana setiap surat yang masuk, sistim e-surat langsung mendata secara sistematis, keberadaan surat tersebut dan seperti apa disposisinya, langsung diketahui hasilnya dalam satu jam kemudian, setelah surat tersebut dientri secara online di situs http://esurat-pekanbaru.com/ oleh SKPD atau pejabat yang bersangkutan.

''Pelayanan E-Surat ini dinilai sangat efektif dalam mempercepat pelayanan di pemerintahan, sehingga keuntungan lainnya yang bisa dirasakan dengan menggunakan E-Surat yakni, pengerjaannya mudah, kearsipanya terjamin, nomor surat tersusun secara sistematis,'' ujar M Jamil.

Dikatakan M Jamil, pelayanan E-surat ini sudah terhubung di Sekretariat dan dilingkungan Pemko Pekanbaru. Seluruh surat yang masuk bisa langsung di cek di situs resmi Pemko Pekanbaru, yaitu E-SuratPekanbaru.com. Namun yang bisa melihat ini hanya khusus pegawai yang memiliki ID saja. Sementara untuk masyarakat masih belum dilakukan.

''Maka dari itu jika masyarakat ingin mengetahui sampai dimana surat yang mereka masukkan, langsung saja di cros cek dibagian umum, staf kami siap melayani,'' ucapnya M Jamil.

Ditanya mengenai mekanisme pengiriman surat hingga di disposisi oleh pejabat yang bersangkutan. Jamil menjelaskan, bahwa surat yang masuk ke bagian umum akan langsung di scan dan dikirimkan ke pejabat yang bersangkutan. Tidak perlu menunggu lama, maka hasil jawaban dari surat itu telah bisa diketahui.

''Paling lambat satu jam surat telah siap di di disposisikan. Makanya pengunaan E-Surat ini sangat akurat dan cepat diproses,'' pungkas M Jamil.

Dengan demikian lanjut M Jamil, ia meminta agar masyarakat dapat menggunakan layanan e-surat tersebut dengan semestinya, sehingga dapat mempersingkat proses yang dilalui selama ini, serta memudahkan masyarakat yang membutuhkan jawaban surat yang ditujukan ke Pemko Pekanbaru tanpa harus bolak-balik mendatangi Kantor Walikota Pekanbaru secara berulang-ulang. **